Внедрение системы внутреннего электронного документооборота (СЭД)

1     Введение

Внедрение системы электронного документооборота – это мероприятие, в большей степени требующее организационной и методологической подготовки, по сравнению с ИТ составляющей. При этом подготовка достаточно проста и может быть осуществлена без специальных навыков. При этом, обычно, этот этап составляет значительную часть стоимости проекта, если внедрение ведет подрядчик, поскольку требуете времени на погружение в специфику организации.

Руководствуясь инструкциями и шаблонами, приведенными в данном документе, можно подготовить техническое задание, на основании которого настройка любой системы документооборота даже с участием подрядчика может быть проведена быстро и недорого.

2     Описание объекта автоматизации

Описание объекта желательно формировать даже если внедрение проводится самостоятельно. Эти материалы потребуются ИТ специалистам для расчета требований к инфраструктуре и для настройки справочников.

2.1  Описание автоматизируемого объекта (предприятия).

• Структура предприятия – одиночное, предприятие с филиалами или холдинг. Схема предприятия.
• Количество пользователей. Рассчитывайте исходя из функционала, который планируете внедрять. Обычно, наибольшее количество пользователей использует функционал поручений.
• Организационная структура.

2.2  Перечень подлежащих переносу в ЭДО документов.

Укажите все документы, которые вы планируете переводить в электронную форму.

Обычно формально этот список выражается в Реестр объектов электронного документооборота.

Обратите внимание, что в некоторых случаях, можно не просто перевести документ в электронную форму, а и вообще от него отказаться, просто наладив прямую интеграцию информационных систем.  Поэтому при составлении этого реестра обязательно задайте себе вопрос, а действительно ли нужен конкретный документ и зафиксируйте ответ на него в документации.

3     Определение владельцев маршрутов согласования

Целесообразно определять владельцев маршрутов согласования – сотрудников, которые отвечают за разработку и согласование маршрутов.

Обычно это аналитики, но в случае их отсутствия в компании может быть назначен и  другой специалист.

Задачи владельца маршрута:

1.  Сформировать полное и непротиворечивое описание маршрута (руководствуясь, например, приведенными в настоящем документе рекомендациями).

2.  Согласовать маршрут с заинтересованными лицами (владельцами процессов, в которых задействован соответствующий документ).

3.  Оформить и утвердить распорядительный документ, устанавливающий маршрут в качестве обязательного к исполнению.

4.  Убедиться в корректности настройки маршрута документа в автоматизированных системах.

5.  Принимать и реагировать на замечания и предложения по совершенствованию маршрута от коллег.

4     Жизненный цикл документа

Понимание жизненного цикла электронного документа (ЭД) — это ключ к выстраиванию оптимальных маршрутов обработки ЭД, то есть к построению эффективного электронного документооборота.

Жизненный цикл электронного документа (ЖЦЭД), так же, как и традиционного, зависит от принадлежности к конкретному документопотоку (поступающему (ПД), внутреннему (ВД) и исходящему (ИД)). Кроме того, на жизненный цикл определяется и типом документа.

При этом не стоит путать жизненный цикл документа с маршрутом согласования.

5    Ролевая модель документа

В разные моменты времени и для разных документов разные сотрудники могут выполнять разные роли. Так, один и тот же человек может выполнять, например, для одного письма роль инициатора письма, для другого - согласующего, для третьего - исполнителя.

Поэтому целесообразно оперировать именно ролями. Для каждого документа определите свой набор ролей. В некоторых случаях, есть возможность объединить некоторые виды документов под один процесс.

Например, наиболее часто используемые роли:

·        Автор

·        Инициатор

·        Согласующий

·        Канцелярия

·        Получатель

·        Исполнитель

Ролевая модель оформляется в виде списка, например такого (для простой служебной записки):

Наименование роли	Назначение роли
Автор	Сотрудник, непосредственно формирующий служебную записку.
Инициатор	Сотрудник, инициировавший написание служебной записки
Подписант	Сотрудник, имеющий полномочия направлять служебную записку
Получатель	Адресат служебной записки
Исполнитель	Исполнитель, которому получатель расписывает служебную записку на исполнение.

6    Маршруты согласования

Маршрут согласования определяет последовательность участия участников документооборота в процессах жизненного цикла документа, а также дополнительные характеристики документооборота, в том числе максимальную длительность этапов жизненного цикла и эскалации.

Изобразить маршрут согласования можно в графическом виде и в табличном.

6.1  Графическое описание маршрута согласования.

Графическое обозначение маршрута согласования можно оформить в любой пригодной нотации. Наиболее полно можно это сделать с помощью нотации BPMN, но можно воспользоваться и более простыми вариантами. Например, изображенным на следующей диаграмме:

В данном случае, прямоугольники обозначают состояние (статус) документа, стрелки – доступные для пользователя действия (решения).

Прямоугольники (состояния) размещаются в полосах, обозначающих участников согласования.

6.2  Табличное описание маршрута согласования

Ниже приведены примеры описания маршрутов табличным видом.

Пример 1:

№ этапа	Роль	Доступные решения	Параллельное согласование	Цель согласования	Основание для принятия решения/примечание	В случае отклонения возврат на этап	Инструмент согласования	Максимальная длительность этапа
1	Инициатор	Отправить на согласование					СЭД
2	Работник склада	Согласовать, изменить способ обеспечения		Подтверждение наличия на складе	В случае наличия запрошенного материала на складе выбрать способ обеспечения перемещением со склада	Не предусмотрено	СЭД	1 час
3	Директор проекта	Согласовать, отклонить, изменить количество		Подтверждение потребности	При отсутствии необходимости – отклонить или изменить количество.	1	СЭД	8 часов
4	Работник службы снабжения	Согласовать, отклонить, изменить способ обеспечения		Подтвердить отсутствие возможности перемещения с других складов	При наличии на других складах филиала или в других филиала рассмотреть целесообразность перемещения.	Не предусмотрено	СЭД	4 часа

В этом примере предполагается, что согласование идет строго последовательно.

Пример 2:

№ этапа	Роль	Доступные решения	Параллельное согласование	Цель согласования	Основание для принятия решения/примечание	В случае отклонения возврат на этап	Инструмент согласования	Максимальная длительность этапа
1	Инициатор	Отправить на согласование					ERP
2.1	Работник службы снабжения	Согласовать, отклонить	И (должен согласовать каждый)	Подтвердить возможность поставки в запрошенные сроки		1	ERP
2.2	Работник планово-экономического управления	Согласовать, отклонить		Подтвердить наличие бюджета		1	ERP
2.3	Работник ответственного сервиса	Согласовать, отклонить		Подтвердить целесообразность и состав заявки		1	ERP
3.1	ЗДФ по направлению	Согласовать, отклонить	ИЛИ (достаточно согласования одного из указанных ЗДФ)	Подтвердить отсутствие возможности перемещения с другого объекта		1	КИС-1С и Виза на бумажном документе
3.2	ЗДФ по бурению	Согласовать, отклонить				1	КИС-1С и Виза на бумажном документе
4	Генеральный директор	Утвердить. Отклонить		Подтвердить необходимость закупки в обход процедур	Только для заявок по управленческому решению	Не предусмотрено	Виза на бумажном документе

В этом примере согласование может идти параллельно.

7    Доступ к документу (статусно-ролевая матрица)

Доступ для разных ролей на разных этапах жизненного цикла документа может быть разным и это не всегда модно описать маршрутами. Эти особенности доступа описываются Статусно-ролевой матрицей.

Описание задания на разграничение доступа может выглядеть следующим образом (для входящего документа).

·        Ч – чтение карточки и файлов.

·        К – редактирование карточки.

·        Д – возможность добавления файлов.

·        Д(К) – возможность создания копии файла.

·        Р – возможность редактирования файлов (создание новой версии на основе предыдущей).

·        У – возможность удаления файлов.

Статусно-ролевая матрица выглядит следующим образом:

Роль   Состояние	Регистратор	Получатель	Исполнитель	Секретариат	Юристы	Руководство
Зарегистрировано	ЧКДРУ			Ч	Ч	Ч
На рассмотрении	ЧКД	ЧД(К)	ЧД(К)	ЧКД	Ч	Ч
Рассмотрено	ЧК	Ч	Ч	ЧК	Ч	Ч

8     Состав карточки документа (таблица атрибутов)

Разные документы могут (и должны) иметь разный набор данных, описывающих документ. Для описания этого набора удобно пользоваться таблицей атрибутов.

В ней указывается какие поля важны для учета, отбора, сортировки и поиска документов.

Такие поля дополнительно заполняются в карточке документа, даже если эта информация и так имеется в тексте документа.

Пример таблицы атрибутов для поручения:

Название поля	Тип заполняемых данных	Настройки	Значение по умолчанию	Описание поля
Дата создания	Дата/время	Только для чтения	Текущая дата/время	Дата/время создания поручения
Вид документа	Вид документа	Только для чтения, заполняется автоматически	Поручение
Тема	Строка	обязательное для заполнения		Указывается тема поручения
Номер	значение из автоматического нумератора, строка	Только для чтения, заполняется автоматически
Срок исполнения	Дата/время	обязательное для заполнения	1 рабочий день для типа поручения «Для принятия мер» и 15 календарных дней для других типов поручений	Срок может быть изменен Автором по запросу Исполнителя
Автор	сотрудник из справочника сотрудников	Только для чтения, заполняется автоматически	Сотрудник, создавший поручение
Статус	состояние документа	Только для чтения	Проект	Должно изменяться автоматически в процессе обработки поручения
Текст поручения	Строка	обязательное для заполнения
Исполнитель	сотрудник из справочника сотрудников	обязательное для заполнения
Соисполнители	сотрудник из справочника сотрудников Коллекция			Сотрудники, которые могут привлекаться Исполнителем для исполнения поручения (временные подчиненные в рамках конкретного поручения)
Наблюдатели	сотрудник из справочника сотрудников Коллекция			Сотрудники получающие уведомления о выданном поручении. В исполнении не участвуют. Имеют доступ к карточке и файлам на чтение.
Контролёр	сотрудник из справочника сотрудников			Подтверждает исполнение поручения

9     Дополнительные требования

Иногда существуют такие требования к документу, которые не могут быть зафиксированы в ранее описанных форматах.

В этом случае из можно описать отдельно в произвольной форме.

10      Как формировать требования к системе:

Для подготовки описания документа к автоматизации нужно сформировать следующие документы:

1.  Жизненный цикл документа (диаграммой).

2.  Ролевая модель документа.

3.  Маршрут документа (диаграммой или таблицей).

4.  Статусно-ролевая матрица.

5.  Таблица атрибутов.

6.  Дополнительные требования.