Тонкости внедрения ERP
Введение
Благодаря компаниям SAP и 1С о системах ERP не слышал только отшельник в глухой тайге. Но многие кроме аббревиатуры об этом классе систем ничего не знают или слышали только мифы.
Система класса ERP (Enterprise Resource Planning) — это информационная система для управления всеми ресурсами предприятия, реализующая одноименную управленческую концепцию. Она позволяет автоматизировать управление трудовыми ресурсами, финансовыми потоками, операциями снабжения и сбыта, основными средствами производства, производственными процессами и отношениями с клиентами.
Всем ли компаниям нужен ERP? Полагаю, что можно смело ответить, что для всех промышленных предприятий с численностью персонала больше 10 человек такая система нужна.
Внедрение системы класса ERP отличается от внедрения других систем тем, что в проекте задействуются все или почти все подразделения компании, причем не только как пользователи, но и как владельцы процессов и исполнители достаточно сложных функций. В связи с этим для реализации такого проекта требуется значительно больше усилий, чем для любого другого проекта, как от предприятия, так и от внедряющего подрядчика или собственной команды внедрения. И чем больше компания, тем сложнее внедрять систему.
Далее приведены соображения, которые надо принимать в расчет руководителю компании при принятии решения о начале проекта внедрения ERP.
Эффект
Не существует методики, которая позволяет оценить с хоть какой-либо точностью экономический эффект от внедрения ERP до начала проекта. Ориентиры роста эффективности и экономического эффекта, которые дают некоторые производители являются статистическими. Реальный эффект очень сильно зависит от конкретной компании, и вы его узнаете только через 2-3 года после завершения внедрения. Может быть. Если сможете отделить его от эффекта от изменения рынка и прочих внешних условий, эффектов от других организационных проектов. Но это не значит, что внедрение ERP не нужно. В первую очередь внедрение ERP – это наведение порядка и понимание базы, от которой компания будет отталкиваться в формировании целей развития.
Выбор программного обеспечения
Надо понимать, что концепция ERP в той или иной мере реализована не только в продуктах, которые имеют в своем наименовании слово ERP. Для небольших компаний, которым особенно существенен бюджет, есть менее дорогие по стоимости лицензий и внедрения программные продукты, которые хоть и менее функциональны, но смогут решить основные задачи. Есть также отраслевые решения, которые потребуют меньше настроек и доработок. Некоторым компаниям мы рекомендуем не единую ERP систему, а комбинацию специализированных, в которых важные для компании направления проработаны лучше и детальнее, чем в монолитных системах. Потратьте время для понимания, какая система вам действительно нужна.
Объем проекта
Смысл внедрения ERP системы – это не просто автоматизация процессов, а реализация ERP концепции – системным образом связать воедино все контуры планирования, контроля и учета ресурсов предприятия.
Многие компании внедряют на базе систем класса ERP только финансовые и бухгалтерские контуры и считают, что внедрение ERP системы свершилось, но по факту это обман или самообман.
Если вы не планируете включать в объем автоматизации все контуры планирования подумайте, действительно ли вам нужна ERP система.
Соответствие
Внедрение системы класса ERP – это всегда перестройка процессов. Всегда предварительно анализируйте как выстроены процессы в системе, которую вы планируете внедрять и насколько они соответствуют вашим. Этот этап называется функциональным моделированием и его можно реализовать с подрядчиком за 7-15 млн. руб. После этого вы будете уверены в том, что система вам подходит. Все системы ERP имеют возможности доработки и донастройки, но существенные изменения будут стоить дороже, чем разработать систему под себя с нуля. Если вам показалось, что система не подходит под ваши процессы, это повод внимательнее посмотреть на свои процессы. Не забывайте, в разработку систем ERP вложены сотни тысяч и миллионы часов работы методологов, предметных экспертов, консультантов ведущих компаний, разработчиков, клиентов. Возможно, есть смысл перестроить не систему, а свои процессы.
Цена
Сейчас многие предприятия, которые внедряют или планируют внедрять ERP или переходить на новую ERP, находятся в шоке от предлагаемых подрядчиками цен за внедрение. Этому есть несколько причин: описанная выше сложность внедрения, дефицит квалифицированных внедренцев, высокие ставки ИТ специалистов, закладываемые в цену риски.
К сожалению, это данность. Но можно постараться эту цену снизить за счет:
- Минимизации доработок системы под ваши процессы - вы соглашаетесь принимать процессы, предусмотренные системой.
- Снижение рисков подрядчика – детализируете и заранее прорабатываете с подрядчиком техническое задание, соглашаетесь на ограничение ответственности подрядчика.
- Заключения соглашений о долгосрочном партнерстве – это позволит часть цены проекта растянуть на длительный срок, при обеспечении сопровождения на длительный срок.
Подготовка
К внедрению ERP надо готовиться. Наиболее важные аспекты подготовки:
- Определить методики управления бизнес-процессами. Вам все равно это придется делать в рамках внедрения ERP, но, если к моменту внедрения у вас этот процесс уже будет выстроен вы можете существенно сэкономить время и деньги.
- Определить процессы и механизмы управления изменениями и проектами.
- Определить процессы поддержки пользователей в процессе внедрения и после него.
- Определить процессы обучения пользователей во время проекта и в процессе эксплуатации.
- Определить требования к документации.
В идеальном случае, разработанные в рамках такой подготовки требования надо включать в конкурсные задания и в договор.
Выбор подрядчиков
Крайне внимательно подходите к выбору подрядчиков. Сейчас наблюдается дефицит компетентных специалистов, поэтому велик риск нарваться на неопытных новичков. Большой размер компании подрядчика и громкое имя не являются гарантией.
Выбирая подрядчика, обязательно смотрите конкретных специалистов, которые будут с вами работать. Отсматривайте их резюме и проводите собеседования. Требуйте зафиксировать в договоре конкретных специалистов и неустойку за смену персонала в процессе.
Обязательно ознакомьтесь с примерами разрабатываемой документации и стандартами управления проектами и документацией.
Попросите подрядчика продемонстрировать методологию управления проектом внедрения. Предоставить сами документы он может отказаться и это нормально, хорошие документы - это коммерческая тайна. Но показать на видеоконференцсвязи что они у него есть и продемонстрировать какие-то ключевые пункты он вполне может. Отказ от демонстрации - повод задуматься.
У некоторых подрядчиков есть специальные автоматизированные системы для сбора и управления требованиями и проектными решениями. Это существенное преимущество, крайне положительно сказывающееся на скорости и качестве процесса моделирования, и достойное на конкурсе дополнительных баллов.
Очень полезно - пообщаться с бывшими или текущими клиентами потенциального подрядчика. Неготовность подрядчика обеспечить референс-визит или референс общение должно настораживать.
Снижение цены
Если вы проводите выбор подрядчика через конкурс, то помните, что чем менее детальное техническое задание вы выставите, тем больше будет разброс цен предложений и тем больше будет вероятность выбора компании, которая не до конца понимает всю сложность проекта.
Опытные подрядчики предусматривают в стоимости договора существенную сумму на риск изменения требований в рамках исполнения договора. Детально прописывая техническое задание, вы снижаете неопределённость и сокращаете закладываемые подрядчиком на риски сумму.
Торгуйтесь. Обсуждайте все этапы. В процессе переговоров вы можете существенно снизить стоимость за счет исключения ненужных требований, снижения рисков за счет ограничения ответственности подрядчика.
Заключение договора
Заключая договор, обязательно включите в приложение требования к графику проекта, результатам проекта, документации проекта. Не полагайтесь в этом на подрядчика – у всех разные представления о прекрасном. Кто-то по умолчанию выдает идеальную документацию, а кто-то вообще считает её излишней. Отталкивайтесь от своих потребностей в документировании и возможностей по контролю хода проекта.
Предусмотрите в договоре приемку и оплату только ценных результатов, которые могут быть использованы независимо от подрядчика на случай если придется расторгнуть договор и начать работу с другим подрядчиком.
Если при внедрении предполагается разработка, предусмотрите в договоре пункт о правах заказчика на результаты разработки.
Настрой и мотивация
Внедрение ERP – это задача руководителя предприятия. Если он не будет вовлечен в целеполагание и не будет оказывать всестороннюю поддержку проекту, он обречен на провал или на вырождение в автоматизацию разрозненных процессов. Поймите для чего вам это нужно, сформулируйте для себя четко, что вы хотите получить от реализации проекта, и добивайтесь этого, не отпускайте проект на самотек.
Доведите свою убежденность до всех сотрудников предприятия. Все сотрудники предприятия должны понимать, что это не блажь, которую можно проигнорировать и которая сама пройдет, а твердое намерение. Идеально – если получится обеспечить личную мотивацию (и я не про деньги) ключевых сотрудников предприятия. Про премирование особо отличившихся также нужно не забывать – не забудьте включить в бюджет эту статью.
Будьте готовы, что с кем-то придется распрощаться или серьезно скорректировать его должностные обязанности. ERP – это система, кодифицированные процессы. Если кто-то будет играть вне системы, система рассыплется.
Если вы начали проект, доводите его до конца. Вполне возможно, что в процессе придется сменить подрядчика, бюджет может вырасти в 2 раза. Но Вы должны понимать: потери из-за отказа от проекта будут выше.
Управление
Обязательно назначьте опытного руководителя проектов.
Обязательно создайте управляющий комитет проекта в составе руководителя предприятия и заместителей по вовлеченным направлениям.
Проводите регулярное контрольные совещания.
Зафиксируйте основные организационные договоренности в уставе проекта.
