Тонкости внедрения ERP

Введение

Благодаря компаниям SAP и 1С о системах ERP не слышал только отшельник в глухой тайге. Но многие кроме аббревиатуры об этом классе систем ничего не знают или слышали только мифы.

Система класса ERP (Enterprise Resource Planning) — это информационная система для управления всеми ресурсами предприятия, реализующая одноименную управленческую концепцию. Она позволяет автоматизировать управление трудовыми ресурсами, финансовыми потоками, операциями снабжения и сбыта, основными средствами производства, производственными процессами и отношениями с клиентами.

Всем ли компаниям нужен ERP? Полагаю, что можно смело ответить, что для всех промышленных предприятий с численностью персонала больше 10 человек такая система нужна.

Внедрение системы класса ERP отличается от внедрения других систем тем, что в проекте задействуются все или почти все подразделения компании, причем не только как пользователи, но и как владельцы процессов и исполнители достаточно сложных функций. В связи с этим для реализации такого проекта требуется значительно больше усилий, чем для любого другого проекта, как от предприятия, так и от внедряющего подрядчика или собственной команды внедрения. И чем больше компания, тем сложнее внедрять систему.

Далее приведены соображения, которые надо принимать в расчет руководителю компании при принятии решения о начале проекта внедрения ERP.

Эффект

Не существует методики, которая позволяет оценить с хоть какой-либо точностью экономический эффект от внедрения ERP до начала проекта. Ориентиры роста эффективности и экономического эффекта, которые дают некоторые производители являются статистическими. Реальный эффект очень сильно зависит от конкретной компании, и вы его узнаете только через 2-3 года после завершения внедрения. Может быть. Если сможете отделить его от эффекта от изменения рынка и прочих внешних условий, эффектов от других организационных проектов. Но это не значит, что внедрение ERP не нужно. В первую очередь внедрение ERP – это наведение порядка и понимание базы, от которой компания будет отталкиваться в формировании целей развития.

Выбор программного обеспечения

Надо понимать, что концепция ERP в той или иной мере реализована не только в продуктах, которые имеют в своем наименовании слово ERP. Для небольших компаний, которым особенно существенен бюджет,  есть менее дорогие по стоимости лицензий и внедрения программные продукты, которые хоть и менее функциональны, но смогут решить основные задачи. Есть также отраслевые решения, которые потребуют меньше настроек и доработок. Некоторым компаниям мы рекомендуем не единую ERP систему, а комбинацию специализированных, в которых важные для компании направления проработаны лучше и детальнее, чем в монолитных системах. Потратьте время для понимания, какая система вам действительно нужна.

Объем проекта

Смысл внедрения ERP системы – это не просто автоматизация процессов, а реализация ERP концепции – системным образом связать воедино все контуры планирования, контроля и учета ресурсов предприятия.

Многие компании внедряют на базе систем класса ERP только финансовые и бухгалтерские контуры и считают, что внедрение ERP системы свершилось, но по факту это обман или самообман.

Если вы не планируете включать в объем автоматизации все контуры планирования подумайте, действительно ли вам нужна ERP система.

Соответствие

Внедрение системы класса ERP – это всегда перестройка процессов. Всегда предварительно анализируйте как выстроены процессы в системе, которую вы планируете внедрять и насколько они соответствуют вашим. Этот этап называется функциональным моделированием и его можно реализовать с подрядчиком за 7-15 млн. руб. После этого вы будете уверены в том, что система вам подходит. Все системы ERP имеют возможности доработки и донастройки, но существенные изменения будут стоить дороже, чем разработать систему под себя с нуля. Если вам показалось, что система не подходит под ваши процессы, это повод внимательнее посмотреть на свои процессы. Не забывайте, в разработку систем ERP вложены сотни тысяч и миллионы часов работы методологов, предметных экспертов, консультантов ведущих компаний, разработчиков, клиентов. Возможно, есть смысл перестроить не систему, а свои процессы.

Цена

Сейчас многие предприятия, которые внедряют или планируют внедрять ERP или переходить на новую ERP, находятся в шоке от  предлагаемых подрядчиками цен за внедрение. Этому есть несколько причин: описанная выше сложность внедрения, дефицит квалифицированных внедренцев, высокие ставки ИТ специалистов, закладываемые в цену риски.

К сожалению, это данность. Но можно постараться эту цену снизить за счет:

1. Минимизации доработок системы под ваши процессы - вы соглашаетесь принимать процессы, предусмотренные системой.
2. Снижение рисков подрядчика – детализируете и заранее прорабатываете с подрядчиком техническое задание, соглашаетесь на ограничение ответственности подрядчика.
3. Заключения соглашений о долгосрочном партнерстве – это позволит часть цены проекта растянуть на длительный срок, при обеспечении сопровождения на длительный срок.

Подготовка

К внедрению ERP надо готовиться. Наиболее важные аспекты подготовки:

1. Определить методики управления бизнес-процессами. Вам все равно это придется делать в рамках внедрения ERP, но, если к моменту внедрения у вас этот процесс уже будет выстроен вы можете существенно сэкономить время и деньги.
2. Определить процессы и механизмы управления изменениями и проектами.
3. Определить процессы поддержки пользователей в процессе внедрения и после него.
4. Определить процессы обучения пользователей во время проекта и в процессе эксплуатации.
5. Определить требования к документации.

В идеальном случае, разработанные в рамках такой подготовки требования надо включать в конкурсные задания и в договор.

Выбор подрядчиков

Крайне внимательно подходите к выбору подрядчиков. Сейчас наблюдается дефицит компетентных специалистов, поэтому велик риск нарваться на неопытных новичков. Большой размер компании подрядчика и громкое имя не являются гарантией.

Выбирая подрядчика, обязательно смотрите конкретных специалистов, которые будут с вами работать. Отсматривайте их резюме и проводите собеседования. Требуйте зафиксировать в договоре конкретных специалистов и неустойку за смену персонала в процессе. Обязательно ознакомьтесь с примерами разрабатываемой документации и стандартами управления проектами и документацией.

Очень полезно - пообщаться с бывшими или текущими клиентами потенциального подрядчика. Неготовность подрядчика обеспечить референс-визит или референс общение должно настораживать.

Если вы проводите  выбор подрядчика через конкурс, то помните, что чем менее детальное техническое задание вы выставите, тем больше будет разброс цен предложений и тем больше будет вероятность выбора компании, которая не до конца понимает всю сложность проекта.

Опытные подрядчики предусматривают в стоимости договора существенную сумму на риск изменения требований в рамках исполнения договора. Детально прописывая техническое задание, вы снижаете неопределённость и сокращаете закладываемые подрядчиком на риски сумму.

Торгуйтесь. Обсуждайте все этапы. В процессе переговоров вы можете существенно снизить стоимость за счет исключения ненужных требований, снижения рисков за счет ограничения ответственности подрядчика.

Заключение договора

Заключая договор, обязательно включите в приложение требования к графику проекта, результатам проекта, документации проекта. Не полагайтесь в этом на подрядчика – у всех разные представления о прекрасном. Кто-то по умолчанию выдает идеальную документацию, а кто-то вообще считает её излишней. Отталкивайтесь от своих потребностей в документировании и возможностей по контролю хода проекта.

Предусмотрите в договоре приемку и оплату только ценных результатов, которые могут быть использованы независимо от подрядчика на случай если придется расторгнуть договор и начать работу с другим подрядчиком.

Если при внедрении предполагается разработка, предусмотрите в договоре пункт о правах заказчика на результаты разработки.

Настрой и мотивация

Внедрение ERP – это задача руководителя предприятия. Если он не будет вовлечен в целеполагание и не будет оказывать всестороннюю поддержку проекту, он обречен на провал или на вырождение в автоматизацию разрозненных процессов. Поймите для чего вам это нужно, сформулируйте для себя четко, что вы хотите получить от реализации проекта, и добивайтесь этого, не отпускайте проект на самотек.

Доведите свою убежденность до всех сотрудников предприятия. Все сотрудники предприятия должны понимать, что это не блажь, которую можно проигнорировать и которая сама пройдет, а твердое намерение. Идеально – если получится обеспечить личную мотивацию (и я не про деньги) ключевых сотрудников предприятия. Про премирование особо отличившихся также нужно не забывать – не забудьте включить в бюджет эту статью.

Будьте готовы, что с кем-то придется распрощаться или серьезно скорректировать его должностные обязанности. ERP – это система, кодифицированные процессы. Если кто-то будет играть вне системы, система рассыплется.

Если вы начали проект, доводите его до конца. Вполне возможно, что в процессе придется сменить подрядчика, бюджет может вырасти в 2 раза. Но Вы должны понимать: потери из-за отказа от проекта будут выше.

Управление

Обязательно назначьте опытного руководителя проектов.

Обязательно создайте управляющий комитет проекта в составе руководителя предприятия и заместителей по вовлеченным направлениям.

Проводите регулярное контрольные совещания.

Зафиксируйте основные организационные договоренности в уставе проекта.

Loading comments...