Document Management System (DMS) - Система управления документами, Система электронного документооборота (СЭД)
Общая информация и терминология
Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для перевода документального взаимодействия из бумажной формы в электронную, т.е. обеспечивают электронный документооборот (ЭДО).
Выделяют несколько типов электронного документооборота:
- внутренний ЭДО
- внешний ЭДО
- кадровый ЭДО (КЭДО)
- ЭДО длительного хранения (архив)
Системы документооборота, документы которых считаются эквивалентными бумажным документам для использования в суде без дополнительных документов, называются юридически значимыми.
Для внутреннего документооборота для подтверждения авторства и ответственности за действия пользователя часто достаточно обычного логина и пароля пользователя (или учетной записи в корпоративном домене). Этого достаточно если не предполагается ведения судебных дел на основании документации, однако в противном случае, а также для остальных видов документооборота для подписания документов и верификации действий пользователей должны применяться электронные подписи. Электронные подписи бывают трех видов и имеют разные возможности по использованию.
1. Простой электронной подписью (ПЭП) является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом.
2. Усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП, НЭП) является электронная подпись, которая:
- получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- создается с использованием средств электронной подписи.
3. Усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП, КЭП) является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с 63-ФЗ.
Указанные виды ЭЦП имеют разные области применения. Простой и неквалифицированной электронной подписи достаточно для внутреннего документооборота и для оперативного документооборота с внешними негосударственными компаниями, с которыми имеются соглашения о взаимном признании такого рода документов.
Квалифицированная электронная подпись может использоваться во всех случаях, если система ЭДО её поддерживает. А также и при отсутствии ЭДО - документ или письмо могут быть подписаны с помощью программы криптопровайдера.
Эффект от внедрения
Применение систем электронного документооборота позволяет:
- Существенным образом снизить затраты на печать (принтеры, картриджи, бумага), почтовые расходы.
- Сократить трудозатраты сотрудников на физическую передачу документов, согласование и поиск документов.
- Сократить сроки согласования, передачи и поиска документов.
- Устранить потерю документов при передаче.
- Повысить исполнительскую дисциплину в компании.
- Сократить затраты на хранение архивов.
- В интеграции с системами, автоматизирующими бизнес-процессы, системы документооборота также очень положительно влияют на скорость процессов.
Количественные показатели
- Время поиска документа.
- Количество этапов согласования.
- Срок согласования документа.
- Длительность передачи документа между согласующими.
- % потерянных документов при согласовании.
- % утерянных документов на хранении.
- Затраты на расходные материалы (принтеры, картриджи, бумага) и амортизацию печатного оборудования (принтеры).
- Затраты на почтовые расходы.
- Средний срок просрочки исполнения документа.
- Площадь архивного помещения.
- Длительность процесса, включающего согласование документа.
Снижение рисков
- Утраты документов.
- Утечки информации.
- Фальсификации документов.
- Использования неактуальных документов.
- Негативных последствий из-за длительного согласования документа.
Выбор программного продукта
Начните выбор программного продукта с составления длинного списка - соберите все варианты.
Для выделения короткого списка отбросьте те, которые:
- не подходят по функциональности.
- не предназначены для компании вашего размера (иногда производители сразу честно указывают пределы возможностей своего ПО).
- не приемлемы из-за применяемых технологий (не соответствуют платформе, содержат импортозависимые модули и т.п.).
- не имеют достаточных интеграционных возможностей.
После проведите:
- Изучение интерфейса на предмет удобства использования.
- Исследование производительности.
- Проверку стабильности и надежности разработчика.
Выбрать среди оставшихся можно по цене, либо провести конкурс с назначением баллов по казанным выше параметрам.
Подготовка к внедрению
Методологическая подготовка
Законодательная база
Закон Российской Федерации Об электронной подписи 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ (в ред. Федерального закона от 01.07.2011 №169-ФЗ).
https://digital.gov.ru/uploaded/files/Zakon_Rossiyskoy_Federatsii_63_1.pdf
Приказ ФСБ России от 27.12.2011 N 796 (ред. от 13.04.2022) "Об утверждении Требований к средствам электронной подписи и Требований к средствам удостоверяющего центра" (Зарегистрировано в Минюсте России 09.02.2012 N 23191)
Гражданский Кодекс Российской Федерации. Ст. 160 п.1.
http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102033239
Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ). Статья 169. Счет-фактура
http://nalog.garant.ru/fns/nk/48e21c9d0abeceead6308489bb637bf6/
Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ). Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки. п.2
http://nalog.garant.ru/fns/nk/3602bc72660234b37912039719ae1824/
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"
https://base.garant.ru/71634352/
Литература для изучения
Перед внедрением для понимания целей и возможностей рекомендуется ознакомиться с дидактическими и информационными материалами.
Вы легко можете найти множество книг по ЭДО на сайтах книжных магазинов поиском по слову «электронный документоборот».
Мы рекомендуем практические книги компании 1С (исключительно из-за традиционного наличия методологического и методического уклона в этой компании), но можно использовать и для подготовки к внедрению и других систем.
Управление документами в современной организации
Управление документами: быстро, эффективно, своими силами. На примере «1С:Документооборота 8».
Если у вас есть ИТС, то эти книги можно бесплатно прочитать в электронном виде: https://its.1c.ru/db/pubdocupr, https://its.1c.ru/db/pubdocmng.
Внедрение
Имейте в виду, что внедрение документооборота - это не проект, а последовательность проектов. Сразу цифровизовать все документы, практически невозможно, да и не нужно. Да и в процессе эксплуатации документы имеют тенденцию менять свой атрибутивный состав, маршруты согласования, возникают дополнительные требования. Поэтому готовьтесь к длительной системной работе в плане управления электронными документами. В указанных выше книгах даны хорошие рекомендации по тому как организовывать проект. Я никоим образом не хочу им противоречить и только акцентирую внимание на регулярности и системности деятельности.
