Robotic Process Automation (RPA) - Роботизированная автоматизация процессов

Материал из О цифровизации и вообще

1     Назначение RPA

RPA (Robotic Process Automation) — технология автоматизации бизнес‑процессов с помощью программных «роботов» (ботов), имитирующих действия человека в цифровых системах.

Ключевые задачи RPA:

  • Автоматизация рутинных операций — выполнение повторяющихся действий в информационных системах (ввод данных, копирование, перенос между приложениями).
  • Интеграция разнородных систем — обеспечение взаимодействия между приложениями без глубокой модернизации ИТ‑инфраструктуры.
  • Снижение операционных затрат — сокращение трудозатрат на типовые процессы.
  • Повышение точности — минимизация ошибок, связанных с человеческим фактором.
  • Масштабируемость процессов — быстрое развёртывание дополнительных «роботов» под растущую нагрузку.

2     Применимость RPA

2.1  RPA эффективна в процессах, отвечающих критериям:

  • Чёткие правила — алгоритм действий формализован и не требует субъективных решений.
  • Повторяемость — операции выполняются регулярно (ежедневно, еженедельно).
  • Цифровизация — данные доступны в электронном виде (CRM, ERP, таблицы, формы).
  • Низкий уровень исключений — редкие нестандартные ситуации, требующие вмешательства человека.

2.2  Типичные области применения:

  • Финансы и бухгалтерия: обработка счетов, сверка данных, формирование отчётов, расчёт зарплат.
  • HR: оформление новых сотрудников, учёт отпусков, обновление кадровых данных.
  • Логистика и закупки: обработка заказов, отслеживание поставок, управление запасами.
  • Клиентский сервис: обработка заявок, обновление статусов, рассылка уведомлений.
  • ИТ: мониторинг систем, резервное копирование, управление учётными записями.
  • Страхование: обработка заявлений, расчёт премий, проверка документов.
  • Банкинг: проверка кредитоспособности, оформление кредитов, мониторинг транзакций.

2.3  Важная оговорка

Большая часть из указанного может исполняться и специализированными системами или достаточно просто автоматизироваться с помощью API, что намного более эффективно, чем применение RPA. Поэтому необходимо внимательно смотреть на задачу и выбирать RPA, только если нет другого варианта.

Польза RPA возникает на стыке между двумя системами, одна или обе из которых являются устаревшими или «закрытыми» (т.е. не имеют API) систем.

Большинство случаев «успешного» использования RPA – это «костыль» вместо нормальной системы с машинным взаимодействием, либо попытка избежать изменения процесса в сторону полной автоматизации.

3     Ограничения RPA

  • Невысокая производительность (по сравнению с приложением или API).
  • Не заменяет когнитивные задачи (анализ, творчество, принятие решений).
  • Требует стабильных интерфейсов (изменения в ПО могут «сломать» бота).
  • Неэффективна для процессов с высокой долей исключений.

4     Кейсы применения RPA (с разоблачением)

Кейс 1. Автоматизация сверки банковских выписок

  • Проблема: ежедневная ручная сверка 500+ транзакций занимала 4 часа.
  • Решение: бот извлекает данные из банка и ERP, сопоставляет суммы, выделяет расхождения.
  • Результат: время сократилось до 30 минут, точность — 100%.
  • Разоблачение: API позволяет решить задачу намного быстрее и безошибочнее. RPA нужно только для взаимодействия с устаревшими системами.

Кейс 2. Обработка заявок на отпуск

  • Проблема: HR-специалисты тратили 2 дня в неделю на ввод данных из заявок в систему.
  • Решение: бот парсит e-mail с заявками, заполняет поля в HR-системе, отправляет подтверждение сотруднику.
  • Результат: экономия 8 часов в неделю, снижение ошибок на 90%.
  • Разоблачение: не надо заниматься вводом бумажных заявок в систему, надо просто полностью перенести и подачу заявок, и их согласование в систему. Либо, если очень хочется использовать именно почту, разработать для этого специализированное приложение.

Кейс 3. Обновление клиентских данных

  • Проблема: операторы колл-центра вручную переносили информацию из CRM в бухгалтерскую систему.
  • Решение: бот синхронизирует записи между системами в реальном времени.
  • Результат: ускорение процесса в 5 раз, исключение дублирования данных.
  • Разоблачение: это пример использования систем с отсутствием API, либо отсутствием компетенций у разработчиков. Для интеграции двух систем намного более эффективно использовать API или системы класса ESB или ETL.

Кейс 4. Формирование отчётности для регуляторов

  • Проблема: ежемесячная подготовка отчётов требовала 3 дней работы команды.
  • Решение: бот собирает данные из 10 источников, формирует шаблон, проверяет валидность.
  • Результат: срок сократился до 4 часов, снижены штрафы за просрочку.
  • Разоблачение: Пример борьбы с бардаком простым в моменте, но наиболее неэффективным в стратегическом плане способом. В случае наличия структурированной информации намного более эффективно использовать системы класса BI.

Кейс 5. Обработка входящих счетов‑фактур

  • Проблема: бухгалтерия получала 200–300 счетов‑фактур в день по e‑mail и в бумажном виде; ручной ввод данных занимал 6–8 часов ежедневно, возникали задержки в оплате поставщиков.
  • Решение: бот сканирует вложения e‑mail, использует OCR для распознавания бумажных документов, извлекает реквизиты (номер, дату, сумму, ИНН), проверяет корректность и заносит в ERP‑систему.
  • Результат: время обработки сократилось до 1 часа, ошибки ввода снизились на 95 %, сроки оплаты соблюдены.
  • Разоблачение: обмен электронными счетами-фактурами намного более просто и эффективен.

Кейс 6. Регистрация новых клиентов в CRM

Проблема: менеджеры тратили до 3 часов в день на перенос данных из форм на сайте и телефонных заявок в CRM, часть записей терялась.

Решение: бот мониторит входящие формы и письма, автоматически создаёт карточки клиентов в CRM, присваивает теги и назначает ответственного менеджера.

Результат: 100 % заявок попадают в систему в режиме реального времени, нагрузка на менеджеров снизилась на 40 %.

Разоблачение: борьба с выдуманными проблемами – это хороший способ продавать решения RPA. Намного проще – делать формы на сайте интегрированными с системой CRM. Разбор писем с помощью SDK или API намного быстрее и дешевле, чем использование RPA.

Кейс 7. Мониторинг цен конкурентов

Проблема: отдел маркетинга вручную собирал цены на 500 позиций с 10 сайтов конкурентов 2 раза в неделю, данные часто устаревали.

Решение: бот заходит на сайты, парсит цены и наличие, сверяет с собственной базой, формирует отчёт о отклонениях.

Результат: актуализация цен происходит ежедневно, время сбора данных сократилось с 8 часов до 15 минут.

Разоблачение: а вот этот случай – пожалуй один из немногих, где использование RPA оправдано. Когда происходит работа с «закрытыми» приложениями или сайтами, которые не предназначены для автоматизированного обмена информацией, имитация работы человека – единственный способ достать оттуда информацию.

Послесловие к кейсам

Пришла пора немного скрасить приведенные выше «разоблачения». Во всех указанных кейсах RPA может быть полезен, если:

  • Нет компетенций по интегрируемым продуктам/технологиям;
  • Нужно внедрить решение очень быстро, а стабильность и производительность не главное.
  • Интерфейс системы включает дополнительные проверки, не реализованные в бизнес-логике бэкенда основного приложения (встречается в старых или плохо спроектированных системах).

5     Российские решения RPA

Ниже приведен перечень российских систем RPA.

Мы не можем рекомендовать какую-то одну из них, поскольку рынок очень динамичный и лидеры быстро меняются. Кроме того, важно с какими системами и для каких целей вы планируете использовать RPA. Не стоит ориентироваться и на многочисленные «рейтинги» в интернете. Они зачастую составляются непрофессионалами и очень однобоки. Также не стоит верить и продавцам, рекламирующим «лучшую в мире» систему. Системы RPA недешевы, поэтому не поленитесь запросить демонстрационные версии и проверьте разные варианты непосредственно на своих процессах.

Название Страница цифрового решения
DM Solutions https://dm-solutions.ru/#results
ELMA RPA https://elma365.com/ru/help/elma-rpa.html
Lexema RPA http://lexema.ru/solutions/lexema-rpa-programmnye-roboty/lexema-rpa-studio/
Nikta RPA https://nikta.ai
NPT RPA Monitor http://npt.spb.ru/
OneRPA https://docs.onerpa.ru/rpa-platforma-onerpa/ustanovka-i-ispolzovanie
PIX RPA https://pix.ru/products/pix-rpa/
Puzzle RPA https://puzzle-rpa.ru/
pyOpenRPA https://pyopenrpa.ru/wiki/guide/v1.2.13_RUS/html/index.html
Robin RPA https://rpa-robin.ru/
RPA2.0 https://rpa2.ru/
RPAbot https://rpa-bot.ru/
Salute RPA https://saluterpa.ru/
Sherpa RPA https://sherparpa.ru/
АТОМ.РИТА https://greenatom-solutions.ru/atomrita

6     Решения OpenSource

Кроме российских решений можно воспользоваться бесплатными OpenSource решениями. Это требует наличия определенных компетенций, но в долгосрочной перспективе может дать хорошую экономию, особенно, если планируется автоматизировать значительное количество процессов.

Список таких решений можно найти по этому адресу:

https://sourceforge.net/directory/robotic-process-automation-rpa/

Наиболее распространенным из решений с открытым кодом является решение OpenRPA.

https://github.com/open-rpa/openrpa

Также у некоторых российских решений есть версии Community, которые могут использоваться бесплатно.

Эта страница упоминается здесь:

Источник — https://klimovea.ru/index.php?title=Robotic_Process_Automation_(RPA)_-_Роботизированная_автоматизация_процессов&oldid=731