Document Management System (DMS) - Система управления документами, Система электронного документооборота (СЭД)

Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для перевода документального взаимодействия из бумажной формы в электронную, т.е. обеспечивают электронный документооборот (ЭДО).

Выделяют несколько типов электронного документооборота:

• внутренний ЭДО
• внешний ЭДО
• кадровый ЭДО (КЭДО)
• ЭДО длительного хранения (архив)

Каждый вид имеет свои особенности. В настоящем документе рассмотрены системы внутреннего ЭДО и внешнего ЭДО. По кадровому ЭДО см. документ «Типовое решение. КЭДО», ЭДО длительного хранения (архив) будет рассмотрено в отдельном типовом решении.

Системы документооборота, документы которых считаются эквивалентными бумажным документам для использования в суде без дополнительных документов, называются юридически значимыми.

Применение систем электронного документооборота позволяет:

1. Существенным образом снизить затраты на печать (принтеры, картриджи, бумага), почтовые расходы.
2. Сократить трудозатраты сотрудников на физическую передачу документов, согласование и поиск документов.
3. Сократить сроки согласования, передачи и поиска документов.
4. Устранить потерю документов при передаче.
5. Повысить исполнительскую дисциплину в компании.
6. Сократить затраты на хранение архивов.
7. В интеграции с системами, автоматизирующими бизнес-процессы, системы документооборота также очень положительно влияют на скорость процессов.