Document Management System (DMS) - Система управления документами, Система электронного документооборота (СЭД)

Материал из О цифровизации и вообще

Общая информация и терминология

Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для перевода документального взаимодействия из бумажной формы в электронную, т.е. обеспечивают электронный документооборот (ЭДО).

Выделяют несколько типов электронного документооборота:

  • внутренний ЭДО
  • внешний ЭДО
  • кадровый ЭДО (КЭДО)
  • ЭДО длительного хранения (архив)

Системы документооборота, документы которых считаются эквивалентными бумажным документам для использования в суде без дополнительных документов, называются юридически значимыми.

Для внутреннего документооборота для подтверждения авторства и ответственности за действия пользователя часто достаточно обычного логина и пароля пользователя (или учетной записи в корпоративном домене). Этого достаточно если не предполагается ведения судебных дел на основании документации, однако в противном случае, а также для остальных видов документооборота для подписания документов и верификации действий пользователей должны применяться электронные подписи. Электронные подписи бывают трех видов и имеют разные возможности по использованию.

1.      Простой электронной подписью (ПЭП) является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом.

2.     Усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП, НЭП) является электронная подпись, которая:

  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи.

3.     Усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП, КЭП) является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с 63-ФЗ.

Указанные виды ЭЦП имеют разные области применения. Простой и неквалифицированной электронной подписи достаточно для внутреннего документооборота и для оперативного документооборота с внешними негосударственными компаниями, с которыми имеются соглашения о взаимном признании такого рода документов.

Квалифицированная электронная подпись может использоваться во всех случаях, если система ЭДО её поддерживает. А также и при отсутствии ЭДО - документ или письмо могут быть подписаны с помощью программы криптопровайдера.

Эффект от внедрениия

Применение систем электронного документооборота позволяет:

  1. Существенным образом снизить затраты на печать (принтеры, картриджи, бумага), почтовые расходы.
  2. Сократить трудозатраты сотрудников на физическую передачу документов, согласование и поиск документов.
  3. Сократить сроки согласования, передачи и поиска документов.
  4. Устранить потерю документов при передаче.
  5. Повысить исполнительскую дисциплину в компании.
  6. Сократить затраты на хранение архивов.
  7. В интеграции с системами, автоматизирующими бизнес-процессы, системы документооборота также очень положительно влияют на скорость процессов.

Типовой план внедрения                                          

На стратегическом уровне

  1. Определение объемов трансформации и разработка концепции.
  2. Разработка технико-экономического обоснования.
  3. Согласование общих параметров программы.
  4. Разработка дорожной карты.
  5. Определение методики внедрения.
  6. Определение структуры программы.
  7. Организация инфраструктуры сопровождения и поддержки.
  8. Реализация проектов программы.

На уровне проекта

(Указано для каскадного проекта с использованием подрядчика. Полагаем, что если вы имеете собственные ресурсы и/или навыки работы по гибким методикам управления проектами, то можете составить собственный план самостоятельно. Если же нет, приглашаем воспользоваться индивидуальными консультациями наших экспертов.).

  1. Определение объема проекта.
  2. Разработка, согласование и утверждение функциональных требований.
  3. Выбор решения (решение можно не выбирать на этом этапе, если нет технологических предпосылок, и выбирать по итогам конкурса).
    1. Проведение референс-визитов.
    2. Проведение фокус-групп.
    3. Проведение пилотных проектов.
  4. Формирование конкурсной документации.
  5. Проведение конкурса.
  6. Выбор подрядчика.
  7. Заключение договора.
  8. Формирование проектной документации.
  9. Обследование.
  10. Проектирование.
  11. Разработка (настройка).
  12. Заполнение НСИ.
  13. Перенос исторических данных.
  14. Разработка документации.
  15. Обучение пользователей.
  16. Проведение опытной эксплуатации.
  17. Устранение выявленных замечаний.
  18. Подведение итогов опытной эксплуатации.
  19. Ввод в промышленную эксплуатацию.
  20. Сопровождение.

Подготовка к внедрению

Методологическая подготовка

Законодательная база

Закон Российской Федерации Об электронной подписи 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ (в ред. Федерального закона от 01.07.2011 №169-ФЗ).

https://digital.gov.ru/uploaded/files/Zakon_Rossiyskoy_Federatsii_63_1.pdf

Гражданский Кодекс Российской Федерации. Ст. 160 п.1.

http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102033239

Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ). Статья 169. Счет-фактура

http://nalog.garant.ru/fns/nk/48e21c9d0abeceead6308489bb637bf6/

Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ). Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки. п.2

http://nalog.garant.ru/fns/nk/3602bc72660234b37912039719ae1824/

Литература для изучения

Перед внедрением для понимания целей и возможностей рекомендуется ознакомиться с дидактическими и информационными материалами.

Вы легко можете найти множество книг по ЭДО на сайтах книжных магазинов поиском по слову «электронный документоборот».

Мы рекомендуем практические книги компании 1С (исключительно из-за традиционного наличия методологического и методического уклона в этой компании), но можно использовать и для подготовки к внедрению и других систем.

Управление документами в современной организации

Управление документами: быстро, эффективно, своими силами. На примере «1С:Документооборота 8».

Если у вас есть ИТС, то эти книги можно бесплатно прочитать в электронном виде: https://its.1c.ru/db/pubdocupr, https://its.1c.ru/db/pubdocmng.

Функциональные требования

Внедрение системы документооборота требует разработки функциональных требований.

Рекомендуется в качестве базовых требований указывать ссылку на необходимость соответствия требованиям следующих документов:

1.   ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

2.   ГОСТ Р 7.0.8-2013 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. Термины и определения

3.   ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ. ИНФОРМАЦИЯ, СОХРАНЯЕМАЯ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности

4.   ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ

В качестве справочной модели рекомендуется также использовать международную спецификацию требований к системам электронного документооборота MoReq2 (MoReq2010).

Обращаем внимание, что требования, указанные в документах выше, относятся к уже внедренным системам и могут быть неприменимы к коробочным продуктам.

Также, обратите внимание, что есть несколько существенно разных видов документов, работа с которыми осуществляется по разным принципам и регулируется разными регламентирующими документами, в результате чего, внедрение ЭДО может быть выполнено применением нескольких различных систем (СЭД).

Так, например, внутренний документооборот по общим документами может обеспечиваться СЭД 1С:Документооборот, бухгалтерский  документооборот – системой 1С:Бухгалтерия, производственный документооборот – системой 1С:ERP, документооборот с контрагентами системой Контур.Диадок, а кадровый документооборот системой HR-Link.

Опыт показывает, что нецелесообразно пытаться сразу перевести весь документооборот в электронную форму.  Это сложно и технически, и психологически. Поэтому рекомендуется начинать с одного-двух видов документа, обкатывать и переводить далее. Однако, при выработке стратегии перехода на ЭДО рекомендуется разработать требования к переходу именно к ЭДО в полном объеме, а затем формировать из него и уточнять требования к СЭД.

Приблизительный подход по разработке функциональных требований к ЭДО и СЭД приведен в приложении №1.

Источник — https://klimovea.ru/index.php?title=Document_Management_System_(DMS)_-_Система_управления_документами,_Система_электронного_документооборота_(СЭД)&oldid=364